26. 3. 2008

Majitelé a jejich role

Za každou činností/aktivitou je nutné hledat konkrétní zodpovědnou osobu. V podnikové hierarchii existuje řada pozic nebo rolí, které obvykle odpovídají zároveň horizontálnímu rozložení podle oddělení, divizí apod. a zároveň vertikálnímu rozložení podle nadřízenosti či podřízenosti pracovní pozice. Jednou z výrazných charakteristik procesního přístupu je nezávislost na horizontální či vertikální podnikové struktuře, pro efektivní procesy nesmí být překážkou jakákoliv podniková hierarchie. Z hlediska procesů definujeme tři základní role, kde pojem „majitel“ zde nejlépe vystihuje jednoznačnou zodpovědnost za proces, pipilenu či soustavu.

Majitel procesu určuje prioritu a rychlost každého procesu s ohledem na možnosti pipeliny. Pro své rozhodování požaduje především detailní pohled na každý proces a také souhrnný přehled všech svých procesů.

Majitel pipeliny požaduje souhrnný pohled na všechny procesy ve své pipelině. Disponuje zdroji, tedy určuje majitele každého procesu. Navíc má právo určovat priority procesů ve své pipě, a to vzhledem k výslednému průtoku příslušné pipeliny.

Majitel soustavy má obyčejně právo určovat priority všech procesů s ohledem na celkový výkon soustavy, především však určuje počet a parametry všech pipelin včetně jejich majitelů. Jedním z jeho hlavních úkolů je korigovat a optimalizovat dostupné zdroje směrem k majitelům jednotlivých pipelin, tedy řídit cashflow.

Příklad pipeliny

Nejnázornějším příkladem souboru čitelných a měřitelných procesů neboli pipeliny je dnes už snad všem známá emailová schránka - vidíme zde všechny charakteristiky procesů:

  • Počet přijatých emailů/procesů
  • Stav každého emailu - došlá, přečtená, přeposlaná, zodpovězená atd.
  • Datum a čas změny stavu
  • Byl a je znám majitel procesu - odesílatel, adresát, kdo je na řadě s odpovědí atd.
  • Vlastník emailové schránky rozhoduje o prioritách/pořadí zpracování odpovědí
  • Vlastník vidí, kolik pošty vyřídil a zároveň kolik ho ještě čeká
  • Vlastník určuje správnou strategii pro zvládnutí vyřízení celé korespondence

Glosář

17 Comments:

Anonymní said...

Proč nepoužíváte už zavedený pojem Vlastník? (viz Řepa nebo Basl)

Anonymní said...

Třípatrové majetnictví (?) procesů mi připadá hodně složité. Četl jsem si článek už 3x, ale pořád nechápu, jaký je rozdíl mezi majitelem procesu a mejitelem pipeliny. Asi by to chtělo nějaký názorný obrázek.

Anonymní said...

Šlo by upřesnit, kdo je v klasické funkční (liniové) struktuře kým? A kdo v maticové struktuře, když máme manažery zakázek, které jsou napříč celou firmou plus linii?

tomas said...

LOBe, kdybych se dostal k Řepovi nebo Baslovi dříve než vyšla TEP, možná by se tak stalo.

tomas said...

Romele, uznávám složitost a dost tenkou hranici mezi majitelem procesu a majitelem pipy.
Zkusme to zjednodušeně takhle, majitel
a) procesu ... obchodník (zodpovědný za obchodní případ)
b) pipeliny ... obchodní ředitel (zodpovědný za obchodní oddělení)
c) soustavy ... ředitel firmy (zodpovědný za firmu)

Mohl by takový příklad stačit?

tomas said...

Korandovi bych rád odpověděl, ale musel bych znát strukturu firmy nebo alespoň oddělení. Můžu spíše tušit, že majitel
a) procesu (v tomto případě zakázky) ... manažer zakázky
b) pipeliny (souhrn zakázek) ... vedoucí oddělení zakázek
c) soustavy ... ředitel firmy

Anonymní said...

Jsem zmaten. Máme manažera zákázky - to je tedy majitel procesu. Pak máme ředitele - to je majitel soustavy. Pak máme jednotlivé liniové vedoucí (marketing, obchodní, příprava výroby, nákup, jednotlivé výroby...) - ti všichni jsou majitelu pipeliny?

tomas said...

Ten, kdo je zodpovědný za celkový výstup z pipeliny (za výstup všech zakázek) je majitelem pipeliny. Ve Vašem případě bych to dal manažerovi zakázky (zřejmě je jen jeden v takové pozici a je odpovědný přímo řediteli).
Manažer zakázky může být zároveň majitelem procesu i pipeliny, což není v rozporu.

Anonymní said...

Máme 14 manažerů zakázek - zakázky se jim přidělují podle toho, kdo má volnou kapacitu a částečně podle specializace (ale mají velkou vzájemnou zastupitelnost). Manažer zakázky odpovídá za celou konkrétní zakázku od A do Z přes celou firmu, každý z nich má aktuálních tak 5 až 7 zakázek. Pokud je problém, reportují přímo boardu (porada ředitelů).
Kterého z nich vybrat jako vlastníka?

Anonymní said...

Váš systém vlastnictví procesů je zbytečně složitý a nepřehledný. V naší firmě uplatňujeme už 4 roky systém následující:
- vlastník procesu - je odpovědný za nastavení procesu včetně řídící dokumentace, tedy za to JAK má proces probíhat a za jeho dlouhodobou výkonnost včetně řízení jeho změn
- sponzor procesu - vrcholový manažer, který má několik procesů "v gesci" - je odpovědný za strategické zadání pro proces, tedy za definici, jaké cíle má proces splňovat v budoucnu

Za jednotlivé průběhy procesu odpovídají linioví manažeři v té části procesu, která se jich týká. Pro hlavní proces máme i manažery zakázek, ty odpovídají za průchod celé přidělené zakázky přes všechny linie. U ostatních procesů je nemáme, nebylo zapotřebí.

tomas said...

Než Vám překopu půlku firmy mám pár dotazů
a) 14 manažerů zakázek nemá svého šéfa??
b) každý manažer je z jiného oddělení?
c) oni nereportují "před problémem"?
d) oni nereportují souhrnně?
e) report je jen text nebo především čísla?
f) kdo z bordu plánuje tržby? a z čeho?
g) kdo definuje a udržuje proces "zakázka", kdo definuje pravidla pro přidělování zakázek

... měl bych ještě další otázky, ale ostatní zde na blogu by se mohli nudit...

tomas said...

Sikolův podnik v podstatě odpovídá mému pohledu
vlastník procesu ... majitel pipeliny
sponzor procesu ... majitel soustavy (popřípadě části soustavy)
pak nám zbývá majitel procesu (kterého Vy nedefinujete), což je osoba zodpověná za jednotlivou zakázku, projekt, obchodní případ atd.

Možná se to zdá moc "gumové" ve smylu že je možné všechno (dokonce i na soustavu se můžete v jisté chvíli dívat jako na pipelinu), ale tři úrovně majetnictví pokryjí téměř jakkoliv velikou firmu, a to považuju za minimálně zajímavé.

vidím, že tady jsou výrazné podněty... pomalu začněme přemýšlet na diskusi z očí do očí (to platí pro všechny blogaře)

Anonymní said...

a-b) Manažeři zakázek jsou liniově z různých oddělení (částečně z obchodu, částečně z předvýroby).
c) Ne - není důvod. Jsou skutečně jen pojistkou, kdyby se nějaká zakázka někde zadrhla.
d) Ne. V rámci systému reportingu je také automatická sestava, kolik a jakých zakázek běží a co s nimi je - tu dostává board měsíčně.
e) Report obsahuje stručnou anotaci zakázky, problémy jsou vypsány slovně. Pokud je problém eskalován, musí dotyčný manažer zakázky osobně reportovat na board.
f) Tržby plánuje obchodní ředitel, pod kterého spadá i marketing. Prognózy prodeje se dělají v matici region-produkt. Plánování prodeje s řízením zakázek nesouvisí. Manažeři dostávají zakázku přidělenu až v okamžiku, kdy projeví zákazník zájem. Marketing (vyvolání poptávky) je řízeno zvlášť, obchodní ředitel na to má reprezentanty.
g) Pravidla pro přidělování zakázek kdysi stanovil board a jsou velmi triviální - zakázka je klasifikována podle odbornosti a velikosti, kdo má příslušnou odbornost a nejmenší objem již přidělených zakázek, ten ji dostane. Proces řízení zakázky jako celek prochází řadou organizačních jednotek, každá jeho část je upravena příslušnou řídící dokumentací (podle ISO 9001).

tomas said...

V tomto "neTEPovém" případě by za nezměněné hierarchie měl být majitelem pipeliny "zakázka" obchodní ředitel (už vidím, jak se na mě mračí), protože by mu nejvíce mělo vadit když se něco zadrhne - nedokončená zakázka = neinkasované peníze.
Pokud by jste však chtěli jít např. metodou TEP, doporučoval bych především dekomponovat/rozdělit proces zakázka na více procesů a obalit je pipelinami (zpravidla podle oddělení - majitelé jednotlivých pipelin budou šéfové oddělení). Důvodem je především příliš "dlouhý" současný proces zakázka, kde díky průchodu celou firmou může docházet k různým neefektivnostem. To ale možná předbíhám....

Anonymní said...

Zatím tímto seriálem nejsem moc nadšen, protože:
1. Zatím nevidím vůbec žádné praktické příklady nebo možnost využití - je tu jen spousta nepoužitelných analogií.
2. Děláte zmatek v mnoha zavedených pojmech - i podle reakcí svého okolí vidím, že lidé, kteří mají s procesním řízením pár let zkušeností, trochu šílí.
Je mi líto:( Doufám, že do konce seriálu si svůj názor vylepším!

tomas said...

Wolfiku,
ad 1) Praktické příklady nejsou součástí tohoto seriálu, zvážím však společeně s redakcí blogu možnosti pokračování. Zatím se však kloním spíše k semináři před živým publikem, než k seriálu na webu. Co si o tom myslíte?
ad 2) Používám Glosář, kde jsou pojmy vysvětleny. Zatím jsem na žádný všemi respektovaný slovník nenarazil, poraďte. Děkuji.

Anonymní said...

Ke slovníku - možná by stačilo používat stejné pojmy, jako jsou ve slovníku tedy na portálu.

K praktičnosti - stačí příklad nebo případová ministudie. Na workshop nikdo nepůjde, pokud nebude jasné, co mu to přinese.

ISSN 1802-5676  | Copyright © 2003-2007 BPS Business Process Services