Uplatnenie TPS v nevýrobnej sfére

Uplatňovanie TPS v nevýrobnej sfére je možné, ale vyžaduje si istú dávku tvorivosti. * Fujio Cho

HODNOTOVÝ TOK V NEVÝROBNEJ SFÉRE
Vytvorenie „štíhleho“ toku je technickou kostrou TPS. Keď ho zavediete, ukážu sa problémy. Má 5 krokov:

1. Určenie, kto je zákazníkom procesov a o akú pridanú hodnotu tento zákazník stojí.
2. Oddelenie opakujúcich sa procesov od jedinečných procesov a poznanie možností, ako na tieto opakujúce procesy aplikovať TPS.
3. Zmapovanie toku a určenie času, kedy sa pridáva a kedy sa nepridáva hodnota.
4. Tvorivé rozmýšľanie o uplatnenie širších zásad TPS s využitím mapy budúcej podoby hodnotového toku.
5. Presadzovanie toku a učenie sa prostredníctvom praktickej činnosti s využitím cyklu PDCA a rozširovanie toku na menej často sa opakujúce procesy.

WORKSHOP KAIZEN

Fáza 1 - pred workshopom

• Jasne vymedzte rozsah - začiatok a koniec procesu, výstupný produkt.
• Určte ciele - vlastník procesu musí určiť „merateľné ciele“.
• Vytvorte prípravnú mapu súčasného stavu procesu.
• Zhromaždite všetky významné dokumenty.
• Vyveste pripravenú mapu súčasného stavu v spoločnej miestnosti tímu.

Fáza 2 . workshop

1. Kto je zákazníkom? Poznanie potrieb zákazníka.
2. Rozbor súčasného stavu procesu - v duchu genchi genbutsu - fyzicky v teréne.
• Čo pridáva hodnotu? Ktorý transformačný proces má rozhodujúci význam pre službu, za ktorú zákazník platí?
• Čo nepridáva hodnotu? Čo je tu čistá strata? Čakacie doby, presuny, nevyužité informácie....
• Čo nepridáva hodnotu, ale je vyžadované? Previerky, kontrolné systémy, príprava dokumentácie ...
• Aký je počet transakcií za určité obdobie a rozmanitosť produktov? To pomáha osvetliť, prečo s procese dochádza k zdržaniam, a určiť, kde sú úzke miesta.
• Aká je dokumentácia procesu?
• Aké sú ukazovatele výkonnosti súčasného procesu? Prepočítavajú sa.


3. Vypracujte víziu budúceho stavu procesu. „Štíhle koncepcie“:
   
   • Vytvorte jednokusový tok. Dbajte na to, aby pohyb informácií systémom bol čo najplynulejší, teda, aby sa informácie neodovzdávali v dávkach.
   • Usporiadajte pracovné strediská (organizačné útvary) tak, aby s ohľadom na hodnotové toky podporovala zákazníka v duchu jednokusového toku.
   • V situáciách, kedy treba odstrániť odovzdávanie, využívajte medzifunkčné tímy, ktoré pracujú na jednom mieste.
   • Určte manažéra hodnotového toku, ktorý bude od začiatku do konca za služby zodpovedný z hľadiska zákazníka, podobne ako šéfkonštruktér v Toyote.
   • Vyrovnávajte počet transakcií kde je to len možné, aby bola vyvážená pracovná záťaž.
   • Kvalitu začleňujte priamo do procesu. Odstaňte schvaľovanie, kontroly, cykly, previerky...
   • Štandardizujte činnosti a prácu jasne a názorne zdokumentujte.
   • Odstráňte prebytočné systémy, ako napríklad zjednocovanie stanovísk medzi rôznymi ľuďmi.
   • Používajte vizuálne pomôcky a kontrolné nástroje, aby bol proces viditeľný a zrozumiteľný.
   • Prepočítajte nové ukazovatele procesu a porovnajte s hodnotami súčasného stavu, aby mohli byť vyčíslené očakávané úspory.
   • Predložte návrh budúceho procesu vrcholovému vedeniu k schváleniu.
   
   
4. Implementácia: vypracujte plán (čo, kedy, kto).
   
   • Nové rozvrhnutie všetkých pracovísk, ktoré by mali uľahčiť jednokusový tok.
   • Organizácia jednotlivých pracovísk (5S, vizualizácia).
   • Vytvorenie štandardných pracovných pokynov.
   • Preskúmanie postupov.
   • Zmeny formulárov a dokumentácie.
   • Činnosti zamerané na riešenie problémov, ktoré odkrývajú najhlbšie príčiny problémov s kvalitou.
   • Určenie informačných technológií, alebo konkrétnych zmien v IS.
   • Výcvik a príprava ľudí na nový proces.
   
   
5. Vyhodnotenie: meranie výkonnosti.


• Výsledky musia byť v priebehu workshopu (1 týždeň). Hodnoty súčasného stavu predstavujú východiskový bod, hodnoty budúceho stavu slúžia ako ciele.
• Počet ukazovateľov musí byť čo najmenší. Je potrebné odstrániť nadbytočné ukazovatele.

Fáza 3 - po workshope

1. Udržiavanie výsledkov a neustále zlepšovanie cez PDCA - raz za týždeň robí tím.


• Preverí stav rozrobených úloh uvedených v pláne projektu.
• Preverí sústavu ukazovateľov procesu, aby mal istotu, že dochádza k zlepšeniam.
• Prediskutuje ďalšie príležitosti k zlepšeniu.
• Pokračuje v zlepšovaní procesu.

Vrcholové vedenie by malo raz za mesiac vyhodnocovať príslušné ukazovatele a rozpracované úlohy podľa plánu projektu a odstraňovať prekážky implementácie. Malo by tiež tímu vyjadrovať uznanie.

Minútové učebné stránky (formát PDF) k TPS nájdete zde (minútové - dajú sa prečítať za minútu, učebné - môžeme sa z nich niečo naučiť, stránka - najdôležitejšie myšlienky na jednej A4).