Detailní postup zavádění efektivních procesů není součástí tohoto pojednání. Popis každého z kroků vydá na samostatnou stranu či kapitolu.
Pro základní představu nyní postačí stručný přehled:
Uvádím zde také několik doporučení spojených s konkrétními kroky při nasazování TEP.
Doporučení č. 1
Vždy měj na mysli zájmy jednotlivých účastníků procesu, nikdo neudělá nic, co je nad rámec jeho povinností, co nemá dopad na jeho výsledky!
Doporučení č. 2
Procesy musí být popsatelné, mapovatelné, čitelné, dohledatelné a měřitelné!
Doporučení č. 3
Nesnaž se dostat veškeré procesy ve firmě do jedné pipy, je to pokus o "řízení neřiditelného"!
Doporučení č. 4
Reference neboli ID procesu -evidovat všechny procesy v rámci podniku jednou číselnou řadou je nereálné, je to pokus řídit neřiditelné, jedna řada znamená jeden typ procesu = stejné stavy, parametry. Jedna jediná řada přináší množství informací, jejichž využitelnost a vyhodnocování je velmi problematické.
Doporučení č. 5
Překonej odpor podřízených, kteří nechtějí dělat záznamy o stavech procesu, nebo zaznamenávat podstatné informace. Výmluva na to, že se jedná o nadbytečnou byrokracii, je falešná. Tato “nadbytečná byrokracie” umožní rozhodovat efektivně.
Glosář
31. 3. 2008
Postup zavádění TEP
Autor: Tomáš Čada 26 komentářů
26. 3. 2008
Majitelé a jejich role
Za každou činností/aktivitou je nutné hledat konkrétní zodpovědnou osobu. V podnikové hierarchii existuje řada pozic nebo rolí, které obvykle odpovídají zároveň horizontálnímu rozložení podle oddělení, divizí apod. a zároveň vertikálnímu rozložení podle nadřízenosti či podřízenosti pracovní pozice. Jednou z výrazných charakteristik procesního přístupu je nezávislost na horizontální či vertikální podnikové struktuře, pro efektivní procesy nesmí být překážkou jakákoliv podniková hierarchie. Z hlediska procesů definujeme tři základní role, kde pojem „majitel“ zde nejlépe vystihuje jednoznačnou zodpovědnost za proces, pipilenu či soustavu.
Majitel procesu určuje prioritu a rychlost každého procesu s ohledem na možnosti pipeliny. Pro své rozhodování požaduje především detailní pohled na každý proces a také souhrnný přehled všech svých procesů.
Majitel pipeliny požaduje souhrnný pohled na všechny procesy ve své pipelině. Disponuje zdroji, tedy určuje majitele každého procesu. Navíc má právo určovat priority procesů ve své pipě, a to vzhledem k výslednému průtoku příslušné pipeliny.
Majitel soustavy má obyčejně právo určovat priority všech procesů s ohledem na celkový výkon soustavy, především však určuje počet a parametry všech pipelin včetně jejich majitelů. Jedním z jeho hlavních úkolů je korigovat a optimalizovat dostupné zdroje směrem k majitelům jednotlivých pipelin, tedy řídit cashflow.
Příklad pipeliny
Nejnázornějším příkladem souboru čitelných a měřitelných procesů neboli pipeliny je dnes už snad všem známá emailová schránka - vidíme zde všechny charakteristiky procesů:
Glosář
Autor: Tomáš Čada 17 komentářů
24. 3. 2008
Soustava a procesní uzel
Jedna plující loď představuje jeden proces. Jedna řeka představuje jednu pipelinu. Řeka včetně přítoků představuje celou soustavu. Řeka má několik přítoků a každý takový přítok vypadá úplně stejně jako hlavní řeka. Plují po ní lodě s kontejnery s jediným cílem, dovézt co nejrychleji do cíle zboží, které bude naloženo v přístavech po cestě.
Soustava je vlastně „soustavou“ dekomponovaných pipelin, které jsou propojeny řadou logických vazeb s procesními uzly, grafické znázornění nejlépe vystihují obrázky 2 a 8.
Procesní uzel je místo, důležité hned z několika důvodů. Především zde najdeme rozhraní/přechod mezi dvěma procesy, kdy se střetávají výstup z jednoho procesu se vstupem procesu jiného, obr. 7. Větší pozornost toto místo zaslouží také proto, že na každé straně uzlu stojí různé osoby, většinou jiného postavení, zaměření či podnikové hierarchie. Tento vzájemný vztah můžeme zpravidla chápat také jako vztah dodavatel-zákazník, lépe pak porozumíme pravidlům spojeným s procesním uzlem.
Jako názorný příklad si vezměme objednávku zboží. Výstupem jednoho procesu (zákazníka) je dokument popisující řadu atributů typu objednávající firma, zodpovědná osoba, položky objednávky, doba dodání, adresa dodání, atd. Vstupem druhého procesu (prodejce) je přijetí objednávky formou zaevidování potřebných údajů a vystavení potvrzení o přijetí objednávky. Zdá se, že atributy objednávky si diktuje zákazník, pravda je ovšem jiná. Dodavatel je zodpovědný za správnou definici atributů a úplnost objednávky tak, aby mohl realizovat svůj proces k plné spokojenosti zákazníka.
Obrázek 7: Procesní uzly
Každé rozhraní, tedy i rozhraní mezi procesy, je potenciálním zdrojem chyb, nedorozumění a nekompatibility. V konečném důsledku to neznamená nic menšího, než vysoké náklady na kontrolu a následné opravy. Proto je potřeba této oblasti věnovat mimořádnou pozornost.
Veškeré náklady, které jsou spojeny se zpracováním, kontrolou a vyřízením všech aktivit mezi dvěma procesy, nazývejme transakčními náklady. Procesní uzel je přesně to místo, kde se o transakční náklady “hraje”. Je velmi důležité shodnout se na tom, která strana ponese jaký díl těchto nákladů a která strana je zodpovědná za “přesné zadání”.
Ten, kdo se jenom trochu pohybuje ve světě procesů, si dokáže představit velikost všech nákladů spojených s chybou na vstupu, kterou se nepodařilo odhalit včas. Veškeré návazné činnosti jsou vstupní chybou zatíženy, náprava je často spojená s rozhodnutím vrátit proces na začátek, ovšem ztracený čas už nejde nikdy nahradit.
Obrázek 8 znázorňuje příklad typické firmy, která se zabývá zakázkovou výrobou. Je zde zřejmé logické rozložení jednotlivých pipeline a umístění procesních uzlů mezi nimi.
Obrázek 8: Pipeliny podniku s uzly
Glosář
Autor: Tomáš Čada 17 komentářů
19. 3. 2008
Pipeline / datovod
Pipeline je anglický název, který se již v praxi běžně používá, proto u něj zůstaneme. Českým překladem slova pipeline by mohly být výrazy „datovod“ nebo „tok dat“, které zároveň i nejvíce vystihují její vizuální představu. Nebudeme tedy měnit již zažité zvyklosti, výraz pipeline (pajplajna nebo pajpa) je již dostatečně známý a v Česku poměrně často používaný v podnikové praxi.
Pro pochopení fungování zákonitostí a principů efektivních procesů si můžeme pipelinu představit jako řeku s řadou přístavů, na které pluje velké množství nákladních lodí, viz obr.3. Každá loď je schopna převést jiné množství nákladu, což určuje její velikost. Zároveň platí, že jeden kapitán řídí více lodí, nemůže však být na kapitánském můstku více lodí současně.
Obrázek 3: Pipeline/Řeka
V našem srovnání představuje jedna plující loď jeden konkrétní proces/úkol/zakázku/projekt. Loď proplouvá přístavy (zobrazené jako stavy), kde probíhá jistou dobu nakládání, viz obr.4. Nákladní kapacita lodi (ať už vyjádřená v penězích nebo v jiných jednotkách) představovaná velikostí kontejneru odpovídá potenciálu, který je schopna loď přivést do cílového přístaviště.
Obrázek 4: Proces/Plující loď
Cílem kapitána je dopravit co nejvíce zboží v co nejkratším čase do cílového přístaviště za následujících podmínek:
Kapitán musí řešit velké množství dilemat:
Je zjevné, že pro rozhodování kapitána není možné počítat např. se sofistikovaným matematickým modelem nebo počítačovým programem. Znamenalo by to zaznamenávat a zpracovávat velké množství aktuálních informací včetně častých změn priorit a změn rizik spojených s náhodnými jevy. Takovýto v praxi reálně použitelný strojní, počítačový či matematický aparát prostě neexistuje. Klíčem k efektivním procesům tedy bude takový aparát, který kapitánovi umožní v každý moment rychlé a operativní rozhodování podle aktuální situace.
Obrázek 5: Řeka versus tabulka
Nabídněme kapitánovi velmi názorný, jednoduchou tabulkou představovaný pohled, viz obr. 5, který mu dá odpovědi na řadu podstatných otázek:
Pipelinu si tedy můžeme představit jako tabulku, ve které najdeme minimálně údaje o počtu, velikosti a stavu procesů, viz obr.6:
Obrázek 6: Pipeline
Glosář
Autor: Tomáš Čada 15 komentářů
17. 3. 2008
Proces
Pro vysvětlení pojmu proces existuje řada obecných definic, nechejme na čtenáři, aby si vybral jednu z níže uvedených. TEP je zaměřena primárně na procesy podnikatelské(Business Processes), tzn. procesy, které jsou spjaty s plánovanou a organizovanou lidskou činností.
Definice:
Obrázek 1: Proces
Každý proces je charakteristický následujícími atributy:
Každý podnik můžeme zjednodušeně považovat za proces, který lze dále dekomponovat/rozložit na dílčí procesy:
Obrázek 2: Podnik
Glosář
Autor: Tomáš Čada 6 komentářů
12. 3. 2008
Kde se TEP nejvíce projeví
V každé organizaci, i v té nejmenší, můžeme najít řadu různorodých procesů. Zůstává tedy otázkou, co je určující kritická velikost organizace, kdy se investice do zlepšení procesů začíná vyplácet. Jednoznačnou odpovědí budiž každodenní praxe, kdy každý jednotlivec, který se řídí principy efektivních procesů, dosahuje vyššího výkonu.
Aby se rychle projevily efekty z TEP, není třeba ihned zavádět či měnit informační systémy, kupovat nejnovější technologie nebo hledat konzultační firmu. Stačí nejprve začít sám u sebe a postupně zapojovat své okolí do světa efektivních procesů.
Největší přínosy však můžeme očekávat tam, kde se vyskytuje:
Autor: Tomáš Čada 5 komentářů
10. 3. 2008
Přínosy TEP
Pochopení principů a zákonitostí TEP je základním předpokladem pro úspěšné používání efektivních procesů v podnikové praxi. Zde uvádím některé z řady výhod/přínosů, které můžeme očekávat.
Glosář
Autor: Tomáš Čada 6 komentářů
6. 3. 2008
Co je TEP a co nabízí?
Jestliže je dnešní doba nazývána dobou informační, pak je potřeba dodat…. množství informací ještě neznamená jejich efektivní zpracování ani jejich správnou interpretaci.
Díky rostoucímu množství a rychlejší dostupnosti informací neustále stoupá počet aktivit/procesů/transakcí, které každý z nás denně provádí. Co takhle najít praktické vodítko, návod či kompas k uchopení této problematiky?
Výzvou pro mě není umět ohromné množství informací zaznamenat a zpracovat, ale nalézt zásady/pravidla/metody pro zefektivnění průběhů velkého množství aktivit neboli nalézt "grál" efektivnosti.
Tak trochu si pohrávám s myšlenkou zvládat/řídit chaos anebo minimálně dostat chaos pod kontrolu.
TEP zájemce zasvětí do zákonitostí procesů, poskytuje jednoduchý (v praxi mnohokrát ověřený a používaný) aparát pro mapování procesů, nabízí velmi zřetelné pohledy na procesy a definuje základní pravidla pro jejich zlepšení. Každý proces je zcela unikátní, chová se však podle pravidel a zákonitostí, které lze zobecnit. Konkrétní nasazení a používání TEP je zcela v rukou čtenáře/manažera.
Předmětem těchto textů v blogu není konkrétní detailní postup na zavedení efektivních procesů.
Vysvětlivky, glosář a odkazy pro celý seriál najdete zde.
Autor: Tomáš Čada 5 komentářů
Teorie efektivních procesů - nový seriál
Co je TEP? Zkratka pro Teorii efektivních procesů (Theory of efficient processes) a současně akronym pro nový seriál v blogu, který bude vycházet každé pondělí a středu.
O autorovi
Vysvětlivky, glosář, odkazy pro celý seriál a přehled částí včetně termínů, kdy budou publikovány, najdete níže.
Grafické symboly
GlosářVýraz Srovnání Popis Disponibilní kapacita Potenciální zdroje k naložení kontejneru Potenciální zdroje k naplnění procesu. Doména zájmu Pro TEP důležitý pojem, doména zájmu určuje množství informací nutných při (procesních) transakcích v uzlech.Jde o množství informací, které si musí vyměnit mezi sebou majitelé navazujících procesů. ISO
Mezinárodní organizace pro normalizaciJe celosvětovou federací národních normalizačních orgánů, která vydává mezinárodní normy. Norma může být zveřejněna pouze při souhlasu alespoň 75% hlasujících členů. V dnešní době velmi rozšířený a populární standard. Obsahuje řadu specializovaných oborových norem. JIT
(Just In Time)Rozšířená metoda, která se zaměřuje především na snižování materiálových zásob. Majitel pipeliny Majitel flotily plující najedné řece Osoba zodpovědná za výsledek (výstup) pipeliny Majitel procesu Kapitán lodi Osoba zodpovědná za výsledek (výstup) procesu nebo jeho část Majitel soustavy Majitel všech flotil Osoba zodpovědná za výsledek celé soustavy Mapování
/měření procesůMěření procesů je možné na základě informací, podchycených v pipelinách. Jedná se především o data, která zachycují počet, velikost a stav procesů. Pipeline (datový tok, cesta přenosu dat) Řeka s množstvím lodí Způsob jak zobrazit/vizualizovat souhrn procesů pro účely vyhodnocování a rozhodování. Pravidlo 20:80 Také známé pod pojmem Paretovo pravidlo. Často používané pravidlo v podnikové praxi, které říká, že 20% hlavních činností zajišťuje 80% výsledku. Proces Plující loď Řada po sobě jdoucích kroků, které vedou k předem definovanému cíli. Procesní účetnictví Kapitánův lodní deník Účetnictví, založené na procesně manažerských pohledech nad údaji z pipelin. Procesní uzel Přístav/místo, kde se nakládají kontejnery Rozhraní dvou procesů, místo přechodu jednoho procesu ve druhý. Průtok Objem převezeného nákladu za jednotku času Pro potřebu TEP stačí obecnější definice, jde o tok výrobků nebo služeb v podniku/soustavě/pipelině směrem k zákazníkovi. Příkladem může být Kč/čas, ks/čas, dosažený stav/čas atd. Průtokové účetnictví Nákladový a manažerský účetní systém podle Goldratta, který dělí náklady a výnosy do tří oblastí: průtok, zásoby a provozní náklady (měřítka TOC). Oproti tradičnímu nákladovému účetnictví, jehož cílem je snižování nákladů na všech účtech, je základním cílem pohledu na firmu přes měřítka TOC agresivní využití omezení firmy k získání více peněz. Přenosová kapacita Objem kontejneru Potenciální objem přenášený jedním procesem. Six Sigma Metodologie pro zlepšování procesů a kvality firmy, kterou zavedla společnost Motorola. Six Sigma se snaží upravit firemní procesy tak, aby předcházely vzniku negativních jevů (ztráty, neshody, reklamace, apod.) Soustava Řeka včetně přítoků Soubor všech pipeline a vazeb mezi nimi v rámci jednoho podniku. Stav procesu Moment naložení kontejneru v přístavu Jednoznačný milník, kterým proces prochází. TOC
Teorie omezení Manažerská metodika orientovaná na zvyšování průtoku prostřednictvím maximalizace vytížení úzkého místa systému. Transakční náklady Náklady na naložení lodě Veškeré náklady spojené se změnou jednoho stavu procesu ve stav druhý TQM Metoda, která se zaměřuje na docílení potřebné jakosti výrobku. Úzké místo
/OmezeníMísto, kterým propluje nejméně nákladu za jednotku času Místo s nejmenším průtokem, je to přesně to místo, jehož maximální průtok určuje maximální výstupní průtok pipeliny nebo soustavy. Pojmenování a podrobnější definice viz TOC. Vstup Určuje, jak velká a jak rychlá loď vypluje Veškeré informace či prostředky, které jsou potřeba k zahájení procesu. Výstup Určuje množství nákladu dopraveného do cílového přístavu Veškeré informace či prostředky, které proces produkuje. Zákon průměrných čísel Jeden ze základních ekonomických zákonů, který říká, že průměrné chování skupin prvků lze předvídat mnohem lépe, než chování jednotlivého prvku. Zákon klesajícího výnosu Jeden ze základních ekonomických zákonů. Zvyšuje-li se množství jednoho vstupu při konstantní úrovni všech ostatních vstupů, bude mezní výnos každé takové jednotky vstupu klesat.
Zdroje
Kdy budou publikovány jednotlivé části
1. část: Co je TEP a co nabízí?
2. část: Přínosy TEP - 10.3.08
3. část: Kde se TEP nejvíce projeví - 12.3.08
4. část: Proces - 17.3.08
5. část: Pipeline / datovod - 19.3.08
6. část: Soustava a procesní uzel - 24.3.08
7. část: Majitelé a jejich role - 26.3.08
8. část: Postup zavádění TEP - 31.3.08
9. část: ISO versus TEP - 2.4.08
10. část: Obchodování a TEP - 7.4.08
11. část: Jak měřit neměřitelné? - 9.4.08
12. část: Proč je šéf tak výkonný? - 14.4.08
13. část: Náklady, investice, výnosy a TEP - 16.4.08
14. část: Úzké místo a pár slov k efektivitě - 21.4.08
15. část: Pro manažery a o času - 23.4.08
16. část: Účetnictví versus TEP - 28.4.08
17. část: Informační systémy a TEP - 30.4.08
Autor: Tomáš Čada 7 komentářů
3. 3. 2008
Typy pravidel podnikání
Četl jsem za poslední rok několik velmi chytrých knížek o pravidlech podnikání - ať už se na business rules dívala z pohledu strategie, byznysu nebo IT. A v tom to je. Existují skutečně 3 úrovně pravidel a v každé z nich se s nimi musí zacházet jinak.
Na strategické úrovni jde o koncepty podnikání, které definují logiku byznysu, často formou vymezení vztahu k zákazníkům, dodavatelům, mezi podnikatelskými jednotkami a procesy navzájem. Nastavují prostředí pro procesy a pokud jsou dobře popsána, ušetří desítky modelů. V praxi jsou bohužel často rozptýlená v řadě dokumentů a proto vzájemně nekonsolidovaná, často i rozporuplná navzájem. Zde je třeba začít - a jakákoliv forma strukturace je výhrou.
Na procesní úrovni jde o pravidla rozhodování, kudy má probíhat procesní tok. Tato pravidla jsou obrazem dobré praxe a málokdy mohou být statická, často potřebují napojení na systémy BI. Technicky musí být již realizována tak, aby je bylo možné využít v procesním enginu.
Ale i v rámci jednotlivých činností je třeba rozhodovat - a zde je nejdůležitější ponechat příslušnou službu / komponentu otevřenou pro datové vstupy.
Autor: Václav Kalenda 2 komentářů
Téma Modelování, Pravidla, Strategie